Plantillas de documentos

Las plantillas de documentos definen el texto de las cartas de finiquito, liquidación y renuncia. Cada razón social tiene su propia redacción: lo que cambies en una no afecta a las demás. Se administran en Configuración → Nómina → Plantillas de documentos.

Las tres cartas

• Carta finiquito: el empleado confirma que recibió su finiquito.
• Carta de liquidación: lo mismo, cuando el pago incluye indemnización.
• Carta de renuncia: la manifestación voluntaria del empleado de terminar la relación laboral.

Arriba de la carta elige la Razón social y el Documento. Cada razón social nueva empieza con el texto original de las tres cartas.

Las cartas se descargan en PDF desde los finiquitos y desde la página del empleado; la guía Finiquito y liquidación explica dónde y qué carta ofrece cada escenario.

Editar el texto

Necesitas el permiso para administrar la configuración de nómina. Sin él puedes ver las cartas, pero no el botón Editar.

1. Haz clic en Editar.
2. Escribe en los párrafos editables: Apertura, Declaración y Cierre. La carta de renuncia solo tiene Apertura y Cierre.
3. Haz clic en Guardar: la plataforma vuelve a la vista previa. Para salir sin guardar, haz clic en Cancelar.

El título, la barra del importe, los datos generales, la tabla de conceptos y las firmas no se editan: aparecen marcados como Fijo. La tabla de conceptos lista cada percepción y deducción con su clave y su nombre, como P002 - Aguinaldo.

Los datos generales se acomodan en dos columnas, cada dato en la forma Etiqueta: valor, por ejemplo Puesto: Analista. El Horario muestra los días y las horas de trabajo del empleado, por ejemplo lunes a viernes de 09:00 a 18:00.

Si tienes cambios sin guardar y cambias de razón social, de documento o abres otra pantalla desde el menú, la plataforma te pide confirmar antes de descartarlos. Si cierras o recargas la pestaña, el navegador te avisa. Los botones de atrás y adelante del navegador no piden confirmación, así que guarda antes de usarlos. Con cambios sin guardar, Descartar los deshace y vuelve al último texto guardado.

Variables

Las variables se llenan con los datos de cada empleado, como en la Vista previa. Hay dos formas de usarlas:

• Desde el panel Variables, a la derecha: haz clic en una para insertarla donde está el cursor, o arrástrala al párrafo.
• Escribiéndolas con su código en español entre dobles llaves, por ejemplo {{nombre_empleado}}.

Hay variables del empleado ({{nombre_empleado}}, {{numero_empleado}}, {{rfc_empleado}}), de su empleo ({{puesto}}, {{salario_diario}}, {{horario}}), de fechas ({{fecha_ingreso}}, {{fecha_baja}}, {{antiguedad}}), del finiquito ({{importe_neto}}, {{importe_neto_letra}}) y de la empresa ({{razon_social}}, {{ciudad}}, {{ciudad_y_fecha}}). {{numero_empleado}} es el número que asigna la plataforma. Si tu organización tiene activado el número interno, también aparece {{numero_interno}}, el número propio de tu empresa; queda vacío para un empleado que no lo tiene capturado. Si después desactivas el número interno, deja de aparecer en el panel, pero las cartas que ya lo utilizan se siguen guardando y llenando. Las del finiquito no existen en la carta de renuncia. Un código desconocido, o una variable que no aplica a esa carta, impide guardar y el aviso lo nombra.

La jornada del empleado. Cinco variables del empleo describen su jornada, tomada del horario que tiene a la fecha de baja: su horario asignado, el paso de su rotación vigente ese día o, si no tiene ninguno, el horario predeterminado de la organización. Están en todas las cartas:

Tres o más días seguidos se escriben como un rango. Si el horario cambia según el día, Horario laboral y Jornada (días y horario) lo agrupan, por ejemplo lunes a jueves de 09:00 a 18:00 y viernes de 09:00 a 14:00. {{horario}} sigue siendo el nombre del horario, no sus días ni sus horas. Si el empleado no tiene horario, estas variables quedan vacías, y Declaración de jornada desaparece completa de la carta en vez de dejar espacios en blanco.

La carta de renuncia indica la jornada. El texto original de la carta de renuncia incluye el puesto y el salario diario del empleado, termina su primer párrafo con {{declaracion_jornada}}, la jornada y los días de descanso del empleado, y el segundo indica que no se le adeuda salario, días festivos, vacaciones ni prima vacacional. Las cartas de renuncia que no habías personalizado ya traen este texto; las personalizadas conservan el tuyo, y Restaurar las devuelve al texto original.

Cartas de más de una hoja

La carta se imprime en hojas tamaño carta. Si el texto ya no cabe en una, sigue en la siguiente, igual que en un procesador de textos: tanto al editar como en la Vista previa ves cada hoja tal como se imprime, con márgenes fijos de 1.27 cm (media pulgada) por lado. Los párrafos y la tabla de conceptos pueden continuar en la hoja siguiente (la tabla repite sus encabezados); el título, los datos generales y las firmas nunca se parten. Desde la segunda hoja se repite el título, y cuando la carta tiene más de una hoja cada una lleva su número, Página 1 de 2.

El PDF que se descarga se parte en hojas exactamente donde lo muestra la Vista previa, con los mismos márgenes y la misma letra.

Guardar se oculta si dejas un párrafo vacío o si un párrafo pasa de 3,000 caracteres: todos los párrafos de la carta deben tener texto.

Vista previa

Sin editar, la plataforma muestra la Vista previa de la carta. En Empleado elige el Empleado de muestra o un escenario de finiquito real de la razón social (escribe el nombre del empleado o la referencia para buscar entre todos los escenarios), para revisar cómo quedan los datos antes de entregarla. Para ver escenarios reales necesitas el permiso para administrar la configuración de nómina y el permiso para ver sueldos; sin ambos solo aparece el Empleado de muestra.

La lista solo muestra escenarios que imprimen esa carta. Con la Carta de liquidación aparecen los escenarios que pagan indemnización; con la Carta finiquito, los que no; con la Carta de renuncia, solo los de Renuncia voluntaria. Los escenarios cancelados nunca aparecen, y la lista muestra los 50 más recientes que coinciden con tu búsqueda. Si cambias de Documento y el escenario elegido no imprime la nueva carta, la vista previa regresa al Empleado de muestra.

Restaurar el texto original

Cuando una carta ya fue personalizada, la barra inferior ofrece Restaurar. Pide confirmación y devuelve la redacción que trae la plataforma para esa carta y esa razón social.

Ciudad y fecha

La Ciudad de la línea de ciudad y fecha se captura en la razón social.