Razones sociales

La razón social es la empresa que emite la nómina ante el SAT. Los empleados, los calendarios y los registros patronales pertenecen a una razón social, y una organización puede tener varias. Se administran en Configuración → Organización → Razón social.

Agregar una razón social

1. Haz clic en el botón para agregar, arriba a la derecha de la tabla.
2. Escribe el Nombre con el que la reconoces dentro de la plataforma. Es el único dato obligatorio.
3. Captura los datos fiscales: Razón social fiscal, RFC, Código postal y Régimen fiscal (SAT). Puedes dejarlos para después.
4. Si quieres, escribe la Ciudad de la razón social, de hasta 80 caracteres, por ejemplo Monterrey, N.L. Es opcional y no forma parte de la identidad fiscal: las cartas de finiquito, liquidación y renuncia la usan en la línea de ciudad y fecha.
5. Deja encendido Activo y haz clic en Crear razón social.

Cada razón social nueva queda vinculada al Contrato base (indeterminado) y al catálogo de conceptos de nómina de la organización. Con la primera razón social se crean; con las siguientes, solo se vinculan. El contrato base se crea con las prestaciones mínimas de ley: aguinaldo de 15 días, prima vacacional de 25 % y vacaciones según la tabla de ley.

Identidad fiscal

Para que la razón social esté lista como emisora de recibos necesita cinco datos:

• Razón social fiscal, tal como aparece en la constancia de situación fiscal.
• RFC válido.
• Código postal del domicilio fiscal, de cinco dígitos.
• Régimen fiscal (SAT), por ejemplo 601, General de Ley Personas Morales.
• Certificado de sello digital (CSD) cargado, vigente y del mismo RFC.

La columna Identidad fiscal de la tabla muestra Completa cuando no falta nada. Si dice Incompleta, pasa el cursor sobre ella para ver qué dato falta. Un dato mal escrito, como un RFC con formato inválido, cuenta como faltante.

La columna Conceptos timbrables muestra Completos cuando todos los conceptos de nómina que usa la razón social tienen su clave SAT. Si a alguno le falta, la columna lo señala y puedes asignarle la clave en Configuración → Incidencias → Conceptos.

Para corregir cualquier dato, o para agregar la Ciudad, abre el menú de opciones de la fila y elige Editar.

Certificado de sello digital (CSD)

El CSD se sube por separado, desde el menú de opciones de la fila, en Certificado de sello digital.

Captura primero el RFC. La plataforma no acepta el certificado si la razón social todavía no tiene RFC.

1. En Certificado (.cer), elige el archivo del certificado.
2. En Llave privada (.key), elige el archivo de la llave.
3. Escribe la Contraseña de la llave privada.
4. Haz clic en Subir CSD.

Antes de guardarlo, la plataforma revisa que el certificado sea un CSD válido del SAT, que su RFC coincida con el de la razón social, que esté vigente, que la contraseña abra la llave y que la llave corresponda al certificado. Si algo no cuadra, un aviso te dice qué revisar.

La llave privada y la contraseña se guardan cifradas y no se vuelven a mostrar. Después de guardarlo, el CSD se carga al proveedor de timbrado (PAC).

Estatus del CSD

La columna CSD de la tabla muestra el estado del certificado:

• Cargando al PAC: la carga está en curso.
• Cargado al PAC: listo.
• Error al cargar al PAC: el certificado se guardó pero la carga falló.
• Vence pronto: faltan 30 días o menos para que venza.
• Vencido: ya no está vigente.

Pasa el cursor sobre la etiqueta para ver la fecha de vencimiento. Al abrir Certificado de sello digital con un CSD ya cargado, verás el RFC del certificado, su número, su vigencia y el Estatus en el PAC.

Desde ese diálogo puedes:

• Renovar CSD: sube el nuevo certificado cuando el SAT te emita uno. Hazlo antes de que venza el actual; sin un CSD vigente la identidad fiscal queda incompleta.
• Reintentar carga: aparece en lugar de Renovar CSD cuando la carga al PAC falló.
• Eliminar CSD: quita el certificado de la razón social.

Mientras la carga al PAC está en curso no puedes renovar ni eliminar el certificado.

Desactivar o eliminar

Desde el menú de opciones de la fila:

• Desactivar oculta la razón social sin borrarla. Puedes volver a activarla con Activar.
• Eliminar la quita de formularios y listados. Los registros patronales asociados se conservan.

Solo sin empleados vinculados. No puedes desactivar ni eliminar una razón social que tenga empleados, incluidos los dados de baja. El diálogo te dice cuántos hay; reasígnalos a otra razón social antes de continuar.