Calendarios de nómina

El calendario define cada cuánto se paga, con qué tabla se retiene el ISR y genera los periodos del año. Cada empleado se paga con el calendario que tenga asignado, y cada calendario pertenece a una razón social. Se administran en Configuración → Nómina → Calendarios.

Crear un calendario

1. Haz clic en Crear calendario.
2. Selecciona las Razones sociales. Se crea un calendario igual en cada una.
3. Escribe el Nombre del calendario. No puede repetirse dentro de la misma razón social.
4. Elige la Periodicidad.
5. Elige la Tabla de ISR.
6. Decide si dejas marcada la casilla Aplicar descuento de séptimo día proporcional. Viene marcada; consulta El séptimo día proporcional.
7. Elige los Días del mes: 30 DÍAS o 30.4 DÍAS. Consulta Los días del mes.
8. En un calendario semanal o catorcenal, elige el Inicio del primer periodo si no quieres que empiece el 1 de enero. Consulta Cuándo inicia el primer periodo.
9. Revisa el Año y los Días para pago. Consulta Los días para pago.
10. Haz clic en Crear calendario.

Periodicidades

La fecha de pago de cada periodo es su último día más los Días para pago, contados en días naturales.

Cuándo inicia el primer periodo

En los calendarios semanales y catorcenales, el campo opcional Inicio del primer periodo fija el día en que empieza el primer periodo del año. Puedes elegir cualquier día entre el 1 de diciembre del año anterior y el 31 de enero del Año del calendario. Si lo dejas vacío, el primer periodo empieza el 1 de enero. Las demás periodicidades siguen el calendario natural y no tienen este campo.

Los días para pago

Los Días para pago van de -15 a 15. Un valor positivo paga después del cierre del periodo: con 5, un periodo que cierra el día 15 se paga el día 20. Un valor negativo paga antes del cierre: con -2, un periodo que cierra el domingo se paga el viernes.

El pago nunca puede caer antes del inicio del periodo, por eso cada periodicidad tiene un mínimo:

En el detalle del calendario, un valor negativo se lee como Pago N día(s) antes del cierre.

El mes de acumulación

Cada periodo tiene un Mes de acumulación: el mes en que cuenta para la ventana mensual de ISR, es decir, el mes cuyos periodos se acumulan en la tarifa mensual. En los calendarios semanales y catorcenales nuevos, el mes de acumulación es el mes de la fecha de pago. En las demás periodicidades es el mes de la fecha de fin. Si el periodo cae fuera del año fiscal, el mes es enero o diciembre.

Los periodos que se crearon antes de que existiera este campo no guardan un mes y cuentan en el mes de su fecha de fin. Puedes modificarlo al editar el periodo.

La tabla de ISR

La tabla de ISR decide cómo se calcula la retención de cada periodo. No se deduce de la periodicidad: la eliges tú. Hay dos opciones.

La tabla de la misma periodicidad. Por ejemplo, Quincenal (15 días) para un calendario quincenal. Cada periodo se calcula solo, con la tabla del número de días del periodo. No se acumula el mes.

Mensual (acumulada). Lo que el empleado ha ganado en el mes se proyecta a un mes completo, con los días del mes del calendario (30 o 30.4), se le aplica la tarifa mensual por los días ya pagados y se le resta lo que ya se retuvo en los periodos anteriores del mismo mes. Así, cada periodo corrige lo que se haya retenido de más o de menos en los anteriores del mismo mes. El detalle está en ISR y subsidio para el empleo.

En un calendario mensual, la única opción es la mensual.

Los días del mes

Los Días del mes del calendario son 30 o 30.4. Con ellos se convierte a diario el sueldo mensual de los empleados del calendario, se fijan los días que paga una nómina mensual y se proyecta el mes en la tarifa mensual del ISR. Cada calendario tiene los suyos.

El catálogo Factor de días por semana/quincena/mes/año solo sugiere el valor al crear un calendario nuevo; cambiarlo no modifica los calendarios que ya existen. Si eliges varias razones sociales y todas sugieren el mismo valor, el campo viene lleno; si no coinciden, el campo viene vacío y cada calendario toma el valor de su razón social. Si el catálogo tiene un mes distinto de 30 y 30.4, el calendario nuevo empieza en 30.

Los calendarios que ya existían conservan el mes que tenía su razón social. Si ese valor no es 30 ni 30.4 (por ejemplo, 31), el campo lo muestra como texto de apoyo al editar, y se conserva si guardas sin elegir otro.

El séptimo día proporcional

El día de descanso semanal se gana con los días trabajados. La casilla Aplicar descuento de séptimo día proporcional decide si las faltas, las faltas justificadas y las ausencias sin goce también descuentan una parte de ese día.

Marcada (así viene). Por cada día sin sueldo se descuenta además un sexto de día. En el recibo aparece la deducción Séptimo día proporcional. El detalle está en Sueldo y días.

Desmarcada. El día de descanso se paga completo aunque haya faltas, faltas justificadas o ausencias sin goce. Los días faltados se siguen descontando en la línea Faltas, Falta justificada o Ausencia sin goce de sueldo; solo deja de aparecer la deducción del séptimo día.

La casilla aplica a todos los periodos del calendario, al finiquito de sus empleados y a los recibos que se timbran.

Qué puedes cambiar después

Una vez creado, la Periodicidad ya no se puede cambiar. Si necesitas otra, crea un calendario nuevo. Para pagar en otro año no hace falta un calendario nuevo: genera sus periodos.

Desde Editar, en el menú de opciones del calendario, puedes cambiar:

• El Nombre del calendario.
• Los Días para pago, dentro del mínimo de su periodicidad.
• La Tabla de ISR.
• Los Días del mes.
• La casilla Aplicar descuento de séptimo día proporcional.

Cambiar la tabla de ISR, los días del mes o el séptimo día no modifica los periodos cerrados. Los periodos abiertos o calculados toman el cambio cuando los recalcules.

Revisa el aviso de los días del mes. Si el calendario tiene nóminas en borrador, calculándose o calculadas y eliges otros días del mes, el formulario muestra el aviso El calendario tiene periodos abiertos o calculados. Al guardar, esas nóminas toman el nuevo valor cuando las recalcules.

Cambia la tabla de ISR con el mes completo cerrado. Si un mes ya tiene un periodo cerrado con la tabla mensual y otro todavía abierto, el formulario te avisa: si cambias la tabla en ese momento, el periodo abierto retendrá menos ISR del que corresponde y la diferencia se corregirá hasta el ajuste anual. Espera a que todos los periodos de ese mes estén cerrados.

Ver los periodos

Haz clic en el nombre del calendario para abrir su detalle. Ahí ves la razón social, la periodicidad, el número de periodos y los días para pago. Los periodos se agrupan por año en secciones que puedes abrir y cerrar; el año en curso aparece abierto. Cada periodo muestra su número, Fecha inicio, Fecha fin, Fecha de pago, Días, Mes de acumulación y Estatus.

Los periodos se abren, calculan y cierran desde Nómina → Cálculo.

Editar un periodo

Un periodo que todavía no tiene nómina se puede ajustar, por ejemplo para adelantar una fecha de pago que cae en día festivo. Abre el menú de opciones (⋮) de su fila, o haz clic derecho sobre ella, y elige Editar. Puedes modificar la Fecha de inicio, la Fecha de fin, la Fecha de pago y el Mes de acumulación.

No se puede editar si:

• El periodo ya tiene una nómina.
• Las fechas se cruzan con el periodo anterior o el siguiente.
• Las fechas caen fuera del 1 de diciembre del año anterior al 31 de enero del año siguiente.
• La fecha de pago es anterior al inicio del periodo o queda más de 15 días después de su fin.
• Modificas el mes de acumulación y el mes anterior o el nuevo ya tiene nóminas calculándose, calculadas o cerradas en ese calendario.

El mes de los vales. Al modificar el Mes de acumulación, el mes en que el periodo otorga los vales de despensa se mueve con él. Si solo editas las fechas, ese mes no se modifica.

Agregar un periodo

Algunos años semanales o catorcenales tienen una semana o catorcena más. En esos calendarios, haz clic en Agregar periodo, en el detalle del calendario, para sumar un periodo al final del último año. Empieza el día siguiente al fin del último periodo, dura lo mismo que los demás y su fecha de pago sigue los días para pago del calendario. Después puedes ajustar sus fechas con Editar.

No se puede agregar si el mes de acumulación del periodo nuevo ya tiene nóminas calculándose, calculadas o cerradas, ni si el periodo nuevo terminaría después del 31 de enero del año siguiente.

Generar periodos de otro año

Un calendario se crea con los periodos de un solo año. Para seguir pagando en otro año, sin crear un calendario nuevo ni reasignar empleados:

1. Abre el detalle del calendario.
2. Haz clic en Generar periodos.
3. Revisa el Año. Se propone el año siguiente al último que tiene el calendario.
4. Haz clic en Generar periodos.

Los periodos nuevos siguen la periodicidad y los días para pago del calendario, y los empleados siguen con el mismo calendario. Si el año ya tiene periodos, aparece el aviso Ese año ya tiene periodos generados. y no se duplica nada.

En los calendarios semanales y catorcenales solo puedes generar el año siguiente al último, porque cada año continúa desde el día siguiente al último periodo, incluido uno que hayas agregado. Si el año se salta uno, genera primero el que falta.

Si la tarifa de ISR del año elegido todavía no está publicada, el diálogo te avisa. Aun así puedes generar los periodos: al abrir un periodo se usan los parámetros fiscales vigentes en ese momento, y si se publican cambios, los periodos abiertos se recalculan.

Desactivar o eliminar

Desde el menú de opciones puedes Desactivar, Activar o Eliminar un calendario.

Solo sin empleados vinculados. No puedes desactivar ni eliminar un calendario que tenga empleados asignados. Asígnales otro calendario antes de continuar.