Checadas

Una checada es un registro de hora de un empleado: su entrada, su salida a comer, su regreso o su salida. La plataforma las acomoda por día contra el horario del empleado y, si activas la derivación, las usa para registrar retardos.

De dónde llegan las checadas

Cada checada guarda su origen, que ves en el detalle de cada día. Hay cuatro:

• Reloj checador. Checadas enviadas por un reloj checador físico o por un sistema externo a través de la API pública de la plataforma. La conexión la configura tu equipo técnico o el proveedor del reloj; la sección Desarrolladores tiene lo que necesitan.
• Captura manual. Checadas que Recursos Humanos captura en la plataforma, una por una o pegando el archivo que exporta un reloj que no está conectado.
• Escaneo QR. Checadas que el colaborador registra desde la app al escanear el código QR de una ubicación. Puedes hacer que la app no acepte checadas en días de vacaciones, permisos o incapacidad; consulta Checadas en vacaciones, permisos o incapacidad.
• Corrección aprobada. Checadas que el colaborador solicitó desde el portal y que aprobó su jefe directo o Recursos Humanos. La guía Lo que ve el colaborador explica cómo se solicitan.

Revisar las checadas

Entra a Incidencias → Asistencia y abre la pestaña Checadas. Elige el Periodo y marca a los empleados en la lista de la izquierda; la guía Resumen de asistencia explica cómo se usan. Mientras no marques a nadie, los botones del centro marcan de un clic a los empleados con checadas Incompletas o Sin clasificar.

Con empleados marcados ves los totales del periodo: Días completos, Por revisar, Horas trabajadas y Horas extra. Debajo aparece cada día con su Jornada, sus Horas y su Estatus: Falta, Incompleto o Sin clasificar cuando algo requiere atención. Un día de vacaciones, permiso, incapacidad, descanso o festivo nunca aparece como Incompleto ni como Falta, ni entra en el botón Incompletas.

Haz clic en Ver checadas del día para ver todas sus checadas, su origen y, en las checadas por QR, dónde se registraron. El mapa muestra la ubicación del teléfono junto con el alcance que tenía el código al momento de la checada: el radio alrededor del punto actual del código, los municipios o estados elegidos, o todo México cuando el alcance era País o la checada no estaba atada a ubicación. Si después cambias el radio, los municipios, los estados o la tolerancia, las checadas anteriores conservan los que se aplicaron. Si el día generó un retardo, ahí mismo ves cuál y en qué checada.

Checadas en un día de tiempo libre. Si el empleado checó en un día de tiempo libre, el encabezado del detalle muestra la marca Checada en vacaciones, Checada en permiso, Checada en incapacidad, Festivo trabajado o Descanso trabajado. Pasa el cursor sobre ella para ver cómo resolverla. Mientras está en ámbar, el día cuenta en Por revisar: un festivo o un descanso trabajado se resuelve capturando la incidencia Día festivo trabajado o Descanso semanal trabajado, y una checada en vacaciones, permiso o incapacidad, eliminando el tiempo libre si el empleado sí trabajó o eliminando la checada si sobra. Un día con medio día de tiempo libre no lleva marca.

Dispositivo de la checada. En las checadas por QR, el ícono del teléfono muestra con qué dispositivo se registró, por ejemplo "iPhone 13 · iOS 18.2 · app 1.4.0", y debajo la información completa que reportó la app: marca, modelo, sistema, versión de la app, identificador de instalación, red y operador. El ícono se pinta en ámbar cuando hay algo que revisar:

• Dispositivo distinto: el teléfono no es el de la checada anterior del mismo colaborador. Puede ser el mismo teléfono si el colaborador borró la app y la volvió a instalar en un iPhone, o si restableció de fábrica un Android: en los dos casos el teléfono se identifica como uno nuevo.
• Ubicación simulada, Ubicación aproximada o Precisión baja: la ubicación reportada no es confiable.
• Teléfono con root/jailbreak o Emulador.

Estos avisos sirven para auditar las checadas: ninguno rechaza la checada ni la cuenta en Por revisar, y cambiar de teléfono nunca impide checar. Las checadas hechas desde versiones anteriores de la app muestran No se encontró información del dispositivo.

Las lecturas repetidas se agrupan. Si el reloj registra al mismo empleado varias veces en menos de 3 minutos, la plataforma toma solo la primera y deja las demás como checadas sin clasificar. Las checadas que no encajan en ningún momento del horario, como las de un día de descanso, también quedan sin clasificar, y el día lleva además la marca Descanso trabajado.

Si una checada está mal, puedes eliminarla con Eliminar checada desde el detalle del día. Escribe el Motivo y, si tienes un respaldo (un correo, una foto), adjúntalo en Evidencia. Al eliminarla, la plataforma actualiza el retardo derivado de ese día.

Cambios manuales. El detalle del día lista, del más reciente al más antiguo, cada checada capturada o eliminada a mano: si se capturó o se eliminó, la hora de la checada, quién lo hizo, hace cuánto, el motivo y los archivos de evidencia, que puedes abrir desde ahí. Pasa el cursor sobre la foto de quien hizo el cambio para ver su nombre y la fecha y hora exactas. El registro se conserva aunque la checada ya no exista. Para entregar a una inspección las checadas, los cambios y sus evidencias de varios empleados en un solo archivo, descarga el Registro de jornada para inspección.

Registro de checadas. Ver registro muestra cada día con checadas de todos los empleados, del más reciente al más antiguo. En Filtros lo acotas, entre otros, por Razón social, Calendario y Periodo. Con Checadas incompletas y un periodo de hasta 62 días, la lista incluye también los días laborables que ya terminaron sin ninguna checada; con un periodo más largo, sin fecha de inicio o con un filtro de Origen, solo los días con alguna checada. El aviso Días incompletos de la nómina abre este registro ya filtrado.

Exportar como Excel, en el menú junto a Capturar checadas, descarga las checadas de los empleados marcados o, si no marcaste a nadie, de todos los que coinciden con la búsqueda y los filtros.

Capturar checadas

1. En la pestaña Checadas, haz clic en Capturar checadas. La captura empieza con los empleados que tengas marcados. También puedes abrirla con Agregar checada desde la asistencia de un empleado o el detalle de un día.
2. Cada fila es un día de un empleado. Elige el Empleado y la Fecha.
3. Escribe las horas que tengas de Entrada, Salida a comer, Regreso de comer y Salida. Cada fila necesita al menos una hora.
4. Usa Agregar fila para otro día u otro empleado.
5. Escribe el Motivo de la captura, por ejemplo que falló el código QR. Es obligatorio y aplica a todas las filas.
6. Si tienes un respaldo, adjúntalo en Evidencia: hasta 10 archivos PDF, imagen, Word o Excel de hasta 20 MB cada uno.
7. Haz clic en Guardar.

Los botones junto a los encabezados copian el empleado, la fecha o una hora de la primera fila a las demás. Solo aparecen los empleados del calendario del periodo elegido, no se aceptan horas que todavía no ocurren y una captura admite hasta 200 checadas.

Las checadas se agregan a las que el día ya tenía; no las reemplazan. Una hora que ya existe se marca como Duplicada y no se vuelve a registrar, sin detener las demás. Al guardar, la plataforma vuelve a calcular los retardos de cada día capturado.

Fechas de periodos ya pagados. Si alguna checada cae en un periodo cerrado, la plataforma te pide confirmar una sola vez antes de guardar. Al confirmar, la diferencia se aplica como un ajuste retroactivo en la siguiente nómina.

Captura masiva

Para pegar el archivo exportado de un reloj checador:

1. En el menú junto a Capturar checadas, elige Captura masiva.
2. Elige las Razones sociales y el rango de fechas con Desde y Hasta. El rango máximo es de 31 días. La sesión incluye a todos los empleados activos o pendientes de esas razones sociales.
3. En la hoja, cada fila es una checada. Pega el archivo exportado del reloj checador (Ctrl+V) o agrega las filas a mano.
4. Haz clic en Validar y corrige lo que marque el panel de errores. La barra superior muestra cuántas filas son válidas y cuántas tienen errores.
5. Haz clic en Publicar.

Publicar reemplaza las checadas de esos días. Antes de escribir, el diálogo de confirmación te dice cuántas checadas previas se borran, qué retardos se vuelven a calcular y qué incidencias se ven afectadas. Revísalo antes de confirmar.

Si cierras la hoja sin publicar, la sesión se conserva como borrador. Al volver a Captura masiva puedes continuar donde te quedaste o descartarla y empezar de nuevo.

Códigos QR

Los códigos QR permiten que el colaborador cheque desde la app. Se administran en Configuración → Asistencia → Códigos QR.

1. Haz clic en Agregar código.

2. Escribe el Nombre del punto de checado y, si quieres, elige la Sucursal.

3. Decide si la Checada atada a ubicación queda encendida. Encendida, la app debe reportar una ubicación dentro del alcance del código; si el colaborador está fuera o no comparte su ubicación, la checada no se acepta. Apagada, la checada se registra desde cualquier lugar y la ubicación se guarda si la app la reporta.

4. Elige el Alcance de ubicación:

   • Rango: captura el Radio (metros), que viene en 100, y ubica el punto de checado en el mapa: busca la dirección, haz clic en el mapa o arrastra el marcador.
   • Ciudad: busca y elige uno o varios Municipios. Pueden ser de estados distintos, por ejemplo para cubrir una zona metropolitana.
   • Estado: elige uno o varios Estados.
   • País: la checada se acepta en cualquier lugar de México.

   Con ciudad o estado, el mapa dibuja los municipios o estados que elegiste. Sus límites son los del Marco Geoestadístico de INEGI.

5. Haz clic en Crear código.

Si apagas la Checada atada a ubicación, el código conserva su alcance y lo recupera al volver a encenderla.

Tolerancia de frontera. Los límites de los municipios y estados son aproximados, y el GPS del teléfono también tiene un margen de error. Para que un colaborador junto al límite no quede fuera, la checada se acepta hasta cierta distancia fuera del borde de su ciudad, su estado o el país. La distancia es de 100 metros y la cambias en Configuración → Asistencia → Reloj checador, en Tolerancia de frontera (metros), de 0 a 1,000. No aplica a los códigos con alcance de rango, porque su radio ya es exacto.

Desde el menú de opciones de cada código puedes Ver código y Descargar PNG para imprimirlo. Si un cartel se pierde o se copia, usa Regenerar código: el cartel anterior deja de funcionar y tienes que imprimir el nuevo.

Checadas en vacaciones, permisos o incapacidad

En Configuración → Asistencia → Reloj checador, sección Checada por QR, la opción Checadas en vacaciones, permisos o incapacidad decide qué pasa cuando un colaborador escanea un código en un día que tiene registradas vacaciones, un permiso o una incapacidad:

• Aceptar y señalar, la opción predeterminada: la checada se registra, el día lleva la marca Checada en vacaciones, Checada en permiso o Checada en incapacidad y queda por revisar, como se explica en Revisar las checadas.
• Rechazar: la checada no se registra y la app muestra "Vacaciones registradas para hoy. La checada no se registró. Contactar a Recursos Humanos si es un error.", "Permiso registrado para hoy. La checada no se registró. Contactar a Recursos Humanos si es un error." o "Incapacidad registrada para hoy. La checada no se registró. Contactar a Recursos Humanos si es un error."

Aunque elijas Rechazar, la checada siempre se acepta en un día con medio día de tiempo libre, en un descanso o en un festivo, y cuando es la salida de un turno nocturno que empezó la noche anterior. La opción solo aplica a las checadas por QR.